Die grundlegenden Entscheidungen über eine Messeteilnahme, das Budget und den Personaleinsatz sollten die Verantwortlichen für die Unternehmenskommunikation treffen, in Non-Profit-Organisationen die Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit. Das muss bereits ein halbes bis ein ganzes Jahr vor der Messeteilnahme geschehen, da die Nachfrage bei allen wichtigen Messen sehr groß ist. Kurzfristige Entscheidungen sind nur bei Regionalmessen sinnvoll.
Der eigentliche Messebau geschieht meist nicht im ausstellenden Unternehmen, sondern wird von freien Designern, Werbeagenturen oder spezialisierten Messebaufirmen geleistet. Dabei haben sowohl Spezialisten als auch Generalisten ihre Vor- und Nachteile: Während Messebaufirmen alle Details des Messebaus beherrschen, können Werbeagenturen und freie Designer, die auch andere Kommunikationsmaßnahmen des Unternehmens gestalten, die Messeteilnahme besser in die Gesamtkommunikation einordnen. Letztendlich entscheidend für den Erfolg ist aber die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Gestaltern.